Faktura w formie elektronicznej jest tematem coraz większej ilości interpretacji podatkowych, które zasadniczo potwierdzają dopuszczalność zamiany papierowych faktur VAT na ich elektroniczny odpowiednik w formie skanu.
Przyjrzeliśmy się interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 21 lipca 2016 r., nr 1061-IPTPP3.4512.286.2016.2.MJ, oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 1 czerwca 2016 r., nr IBPP2/4512-158/16/WN.
Stan faktyczny i stanowisko podatnika
Spółka będąca czynnym podatnikiem VAT otrzymywała faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Z uwagi na dużą ilość przeprowadzanych transakcji i dużą ilość faktur papierowych, spółka wdrożyła elektroniczny system otrzymywania i przechowywania faktur papierowych. System pozwalał na zapis faktur w formacie elektronicznym (w formie skanu). Elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur miały być przechowywane, w sposób:
- zapewniający niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,
- dający pewność co do podmiotu, od którego spółka otrzymała daną fakturę (spółka dokonywała porównania danych dotyczących danego sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi spółce informacjami; weryfikacja pozwalała na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz spółki przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług),
- umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym przy wykorzystaniu systemu komputerowego w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie (faktury były przechowywane przez spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego).
Spółka powzięła jednak wątpliwość, czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej. W związku z tym wystąpiła z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w tej kwestii. Sama zajęła zaś stanowisko, że jej działania w zakresie skanowania faktur papierowych oraz przechowywania i udostępniania właściwym organom wyłącznie w formie elektronicznej są dopuszczalne.
Stanowisko organu podatkowego
Organ podatkowy uznał stanowisko podatnika za prawidłowe i stwierdził, że:
“(…) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany, za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. (…)”
Organ podatkowy zastrzegł jednak, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Ostatecznej weryfikacji może dokonać wyłącznie właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.
Wnioski
Jest to działanie prawidłowe, pod warunkiem zachowania przesłanek opisanych powyżej, ale czy robisz to dobrze, dowiesz się dopiero gdy urząd wezwie Ciebie w celu złożenia wyjaśnień lub podczas kontroli skarbowej.
